CRM: cuando empezar a usarlo en una empresa

Muchas veces en una empresa sin un CRM a medida se utiliza el programa Excel para gestionar datos, almacenar información de clientes, como base de datos, etc.

Sin embargo, un Excel puede resultar muy útil para muchas funciones, pero no utilizarlo de manera incorrecta o para funciones que no le corresponden. En una etapa inicial en la empresa es normal recurrir a un Excel para realizar listados, llevar cuentas actualizadas, etc. pero llega un momento en el que la empresa ha crecido, o tiene otro tipo de necesidades, y el Excel no es la mejor solución, aunque se sigue utilizando, bien por tradición, bien por el desconocimientos de otro tipo de programas o herramientas que podrían aumentar la producción y eficiencia.

Además, gracias  a la evolución de la tecnología, no es necesario recurrir a un programa estático y genérico, sino que se puede adaptar. Es el es caso, por ejemplo de un CRM a medida. No se tiene por qué reducir a un CRM genérico, sino que es posible diseñar un CRM para empresas según las necesidades o exigencias de cada una.

Supuestos en los que el Excel debe desterrarse y apostar por un CRM online

• Cuando se trata de una empresa que maneja muchos datos y debe tenerlos controlados. Un Excel puede perder esos datos y con un CRM a medida se mantienen en la nube.
• En empresas que se necesita acceder y consultar frecuentemente datos históricos. Un CRM almacena esos datos sin límite y los gestiona eficientemente. Sin perderse pueden consultarse en cualquier momento.
• Cuando una compañía exija validar unos datos. En un Excel cualquier persona puede modificar los datos, sin embargo, con un CRM para empresas cada usuario tiene su acceso y no es posible que otra persona modifique o elimine datos de otro. E igual manera ocurre con datos confidenciales.
• Cuando no es una persona sino varias las que consultan determinados datos. En estos casos es preciso llevar un control de usuarios e, incluso, dar permisos en la empresa de lo que el usuario `puede ver y lo que no. Esto es posible con un CRM a medida, y no con un programa como Excel.

Cualquier empresa, por tanto, con cierta cantidad de clientes, o con datos cambiantes, o con mucha información, o que sea necesario segmentar por categorías, etc. el Excel debería eliminarse como programa y dar paso a un CRM online que gestione la información eficientemente y se pueda acceder a ella sin problemas en cualquier momento.