Cómo hacer seguimiento de presupuestos en el CRM

Casi el 70% de los desarrollos a la medida que hacemos incluyen un módulo de presupuestos, donde una vez dado de alta el cliente con sus datos básicos (el cual se puede dar de alta desde su módulo específico de clientes o mediante un alta rápida en el presupuesto) llevan un seguimiento de esos presupuestos para recordar al cliente lo que le hemos ofrecido y en definitivo, intentar cerrar la venta de manera positiva.

Hacer seguimientos de presupuestos hoy en día es algo VITAL de un CRM a medida, todos sabemos lo que es el día a día en una empresa: llamadas de clientes, emails, reuniones, visitas a clientes… por lo que hacer un seguimiento nos permite que la tasa de conversión aumente de forma considerable.

Cómo hacer un buen seguimiento de clientes

Hoy os vamos a dar un listado de algunas sugerencias que os hacemos para hacer un buen seguimiento de clientes, presupuestos, ventas… en vuestro CRM a medida.

• Tener un campo de ESTADO en la ficha del cliente y/o del presupuesto: lo más básico, ¡es esencial saber el estado! Teniendo un solo campo con los estados que necesites (pendiente de contactar, presupuesto enviado, etc…) nos permitirá SEGMENTAR y categorizar clientes, de tal manera que en cada momento sabemos la situación de nuestros clientes y presupuestos: cuántos presupuestos estamos esperando respuesta, cuántos han aceptado, cuántos… ¡Este punto es VITAL!
• Incorporar un campo para que el software de gestión te recuerde ese presupuesto/cliente: algo que también se suele hacer es crear un campo tipo «Fecha próximo seguimiento» o «Fecha alerta» donde nosotros indiquemos al sistema cuándo quiero que me recuerde ese presupuesto o cliente, de tal manera que en esa fecha, nuestro programa de gestión nos recordará que hay que hacer seguimiento y no perderemos ni una venta, ¿fácil verdad?
• Automatizar las alertas de seguimiento: en el paso anterior veíamos que podíamos elegir que el sistema nos recordara en una fecha determinada hacer seguimiento de un presupuesto, pero… ¿Y si queremos automatizar los seguimientos de clientes? Un paso más que podemos hacer es crear distintas reglas de negocio para que el sistema de forma automática nos recuerde esos presupuestos… Por ejemplo: «siempre que un presupuesto esté en estado PENDIENTE DE RESPUESTA CLIENTE quiero que cada 7 días me lo recuerde», ¡sin problema! Recuerda, es un programa a medida, se puede hacer lo que necesites y cómo lo necesites.
• Envíos automáticos al cliente, otra cosa que podemos hacer para ir «más allá» es que el propio sistema recuerde al cliente el presupuesto… ¿Parece increíble, verdad? Pues es posible. Podemos establecer por ejemplo que cada 7 días, mientras el cliente no haya contestado y solo durante 3 veces (para no cansar al cliente), el CRM a medida que tengamos envíe un SMS o un email al cliente en nuestro nombre preguntándole si tiene alguna duda, etc.

Beneficios de hacer seguimiento de clientes o presupuestos

Parece obvio, pero hacer un seguimiento de clientes y/o presupuestos desde nuestro programa de gestión a media nos ayudará a cerrar más ventas, aumentar la facturación y mejorar la calidad y atención con el cliente. Además, si automatizamos procesos, algo básico que siempre recomendamos, permitirá que te puedas centrar en vender y gestionar, recuerda, el CRM a medida debe ser tu herramienta del día a día, ese programa de gestión que está completamente adaptado a tu forma de trabajar, a la forma de trabajar de tu empresa, ¡por lo que debe facilitarte cualquier gestión!