Desarrollo de un ERP a medida para gestión de stock

Grip Crew es una empresa dedicada al mundo cinematográfico. Se encargan de rodajes nacionales e internacionales y por ello cuentan con una gran experiencia en cine, series y comerciales. Además, disponen de todo tipo de equipos cinematográficos, transportes y medios técnicos disponibles para otras empresas en régimen de alquiler y compra.

Con mas de 10 años en el sector tenían claro que para poder digitalizar su empresa y estar en la nube tenian que tener un software de gestión de stock.

ERP a medida para gestión de stock

En cuanto nos contaron sus peticiones, les propusimos un completo ERP 100% a medida con los siguientes puntos clave:

• Gestión de clientes: búsquda de clientes, alta y edición de los diferentes clientes que tiene la empresa. Cada ficha de cliente cuenta con sus datos, un histórico de los artículos que ha alquilado, si tiene algún artículo en proceso de alquiler… Todo los datos de los clientes se encuentra siempre almacenado en la nube para mayor seguridad y para poder gestionar clientes desde cualquier ordenador, sin estar en la oficina o en el almacen.
• Gestión de llamadas: permite el almacenamiento de las llamadas que se han realizado a un cliente o que el cliente ha realizado y el motivo de la llamada. De esta manera podemos tener un histórico de todo lo que ese cliente ha interactuado con la empresa. Saber en cada momento qué dijo el cliente y qué solución se le dió es clave para mejorar la calidad y satisfacción.
• Gestión de stock: Este ERP a medida permite controlar el stock que tiene la empresa. En todo momento, desde la aplicación, el usuario tiene acceso al todos los artículos que tiene la empresa y se puede conocer su estado, es decir, se indica en la aplicación si está alquilado, qué cliente lo tiene alquilado y en el caso de encontrarse en el almacén en donde se encuentra ubicado.
• Gestión de albaranes de entrada y de salida: El programa tiene la capacidad de emitir/generar albaranes en función de la retirada o entrega de stock al almacén. El movimiento de cualquier artículo emite un albarán de entrada o de salida según corresponda. Este albarán se almacena en la nube en la ficha de cliente de tal manera que en todo momento se puede consultar los albaranes se han generado relacionados con el pedido de un cliente. El documento generado automáticamente se exporta también en formato PDF de manera que se puede descargar desde la aplicación y ademas permite enviarselo al cliente vía email de forma automática
• El programa al tener un control del stock y de los clientes, emite una serie de alertas y avisos. Estos avisos se emiten cuando se vence el alquiler de un artículo y no se registra la devolución del todos los ítems del albarán de salida, cuando no se han devuelto la cantidad establecida de artículos alquilados o cuando no han salido los artículos alquilados cuando deberían. También se generan avisos y alertas por facturas no pagadas o presupuestos pendientes de aprobación. Estas alertas aparecen también en la página de inicio del usuario en cuestión. De esta manera se optimiza la velocidad de procesado de los pedidos, y no se entorpecen los posibles workflows que tengan lugar en la empresa. Estos avisos también se envían automáticamente a cada cliente mediante un correo electrónico. El envío de estos correos queda reflejado en la ficha de cada cliente.
• Gestión de proveedores: el ERP permite dar de alta y editar proveedores de los diferentes artículos. De cada proveedor se almacena sus datos y todos los pedidos que se han realizado a dicho proveedor.
• Al ser un programa de gestión almacena de manera ilimitada todas las entradas tanto de proveedores como de clientes en su memoria interna sin coste alguno.
• Emisión de presupuestos: esta aplicación permite calcular presupuestos asociados a un cliente. Este presupuesto una vez se ha calculado, genera un documento automáticamente, se envía al cliente vía correo electrónico una notificación de este presupuesto con el documento generado como adjunto. Este documento queda asociado al presupuesto almacenado dentro de la ficha del cliente en cuestión.
• Este ERP permite también la emisión de facturas una vez se haya aceptado el presupuesto. Esta factura genera un documento automáticamente que se encuentra almacenado en la aplicación en la ficha correspondiente de cliente. Esta factura, como en el caso anterior, se envía mediante un correo electrónico al cliente como un adjunto.
• Notas y agenda: estas dos herramientas están siempre disponibles en la página de inicio de todos los usuarios para ayudar a una mejor organización del trabajo y por supuesto para que el ERP permita un buen trabajo en equipo.
• Diferentes roles que permiten definir los accesos a la aplicación en función del usuario.
• Accesibilidad vía WEB: al encontrarse este ERP almacenado en la nube, permite el acceso de los usuarios desde cualquier dispositivo como tablet, ordenador o móvil siempre y cuando tenga acceso a internet.

Este ERP a medida ha servido a Grip Crew para tener una mejor organización de su stock y de clientes. Al poder automatizar procesos, se agiliza la labor de los profesionales que trabajan en la empresa y por lo tanto permite una mejor gestión del tiempo de los mismos. Al ser un ERP de gestión a medida disponible en la nube permite mejorar la comunicación entre los miembros de la empresa y les brinda a los trabajadores la opción de realizar teletrabajo si lo necesitan por cualquier motivo.

Los ERP tienen como objetivo la administración de recursos o procesos de una empresa, por lo tanto, permiten planificar y mejorar los procesos de ésta. Aunque parezca un concepto extraño, un ERP puede tener aplicaciones en campos como recursos humanos, selección de personal, facturación y contabilidad, control de stock como en este ejemplos, gestión de clientes,… Si tienes cualquier duda o te ha gustado este concepto y quieres que desarrollemos un ERP a medida para tu negocio, contáctanos y nos diseñaremos desde cero una aplicación adaptada a tus necesidades. Si no sabes por donde empezar, no te preocupes, pues nos encargamos también de hacer un análisis y consultoría de tu negocio para saber qué tipo de aplicación informática necesitas

Agradecemos a Grip Crew este reto para nuestra empresa y dejarnos formar parte de vuestro equipo.